Alt du trenger å vite om adgangskontroll

Hva er dette?

«Alt du trenger å vite om adgangskontroll» er en ambisiøs tittel. Det er vanskelig å skrive en uttømmende artikkel om temaet. Til det finnes for mange løsninger, for mange tilbydere, for mange detaljer og for mange varianter.

Vår målsetting er å gi deg som innkjøper, bestiller, entreprenør eller eiendomsansvarlig en oversikt over hva dere bør være opptatte av når dere skal anskaffe et adgangskontrollsystem.
Dette er altså ikke en artikkel for produktnerdene og spesialistene. De henvises til produsentenes egne presentasjoner av løsninger, enten de heter DormaKaba, Salto, iLOQ, RCO, Geze, Assa Abloy eller noe annet.

Vår oppfordring til deg som vil vite mer om adgangskontroll er å alliere deg med folk som virkelig kan dette. De som vet hvordan systemene er satt sammen og fungerer, både på hardware- og software-siden.

I all beskjedenhet kan vi fylle den rollen og vi mener selv vi fyller den godt. Ikke nøl med å ta kontakt med oss dersom du trenger hjelp.

Hva er adgangskontroll?

Wikipedia definerer adgangskontroll på denne måten; Adgangskontroll er fellesbetegnelse for alle automatiserte systemer som har som formål å kontrollere individers adgang til avgrensede områder.
Dette fungerer vanligvis ved at personen som skal ha adgang til et område autentiserer seg, normalt ved å benytte et adgangskort mot en kortleser og taster en personlig kode (PIN). ……… Vanlige bruksområder for adgangskontroller er flyplasser, sykehus, militære installasjoner, havneterminaler, kontorbygg og hoteller.

Adgangskontroll benyttes ikke kun til vanlige dører, men også til rotasjonsporter, bommer, porter, heiser og sluser.

Uansett, essensen i adgangskontroll og de viktigste spørsmålene vi stiller oss når vi setter opp et system, er: Hvem skal inn, når og hvorfor? Dette gjelder om du skal ha et mekanisk eller elektronisk system, om det skal være basert på nøkler eller kortlesing og om vi snakker 2 eller 2 000 dører.

Hvorfor adgangskontroll?

Et godt definert adgangskontrollsystem bidrar til å bedre sikkerheten i et bygg og tryggheten for dem som jobber og ferdes der. Et adgangskontrollsystem etableres kort og greit for å sikre mennesker og fysiske og immaterielle verdier.

Hvordan gå frem?

Grundig planlegging er essensielt når det kommer til å få på plass et system for adgangskontroll. Ved manglende eller mangelfull planlegging av prosessen rundt et adgangskontrollsystem vil man fort blir forsinket og erfare at systemet kan bli vesentlig dyrere enn budsjettert.

I en planleggingsfase må alle interessenter vite hva som skal leveres, og ikke minst, hva som ikke skal leveres. Dessuten må vi huske at planleggingen ikke bare skjer en gang – før prosjektet starter – det er et kontinuerlig arbeid som må ta hensyn til alle endringer og avvik som skjer underveis, hele tiden.

Jo tidligere de ansvarlige for montering av adgangskontrollsystemet blir involvert i prosjektene, jo bedre.

Alle må med

For det første er det viktig å involvere alle parter i planleggingen. Det er ikke bare byggherren og entreprenør som bør avgjøre hvordan et adgangssystem skal se ut og fungere til slutt. Beslutningskriteriene blir fort for få når bare to parter bestemmer seg for en løsning.

Byggherre, leietaker, brukere, besøkende, entreprenører og underentreprenører vil alle kunne ha avgjørende informasjon å bringe til bords både når det gjelder byggets beskaffenhet og muligheter, brukernes ønsker og preferanser, tekniske muligheter og begrensninger, kablinger, mottaker- og sendeforhold for signaler samt økonomi. Alle bør kunne komme med innspill og høres.

Med en velorganisert samhandlingsorganisasjon, vil man bedre kunne fange opp endrede rammebetingelser og behov for justeringer underveis.

Forventninger, ønsker, rammer og krav

Det er helt avgjørende å definere – og kommunisere – forventningene de ulike interessentene har. Krav, ønsker og økonomi står ofte mot hverandre i en slags uløselig gordisk knute. Leietakerne ønsker seg kanskje det mest avanserte av alle adgangssystemer med uendelig mange muligheter, mens byggherren, som skal bære investeringen, ikke kan regne hjem de mest avanserte løsningene. Da er det viktig å ha snakket sammen om hvorfor kravene er ulike, hvorfor ønskene er som de er og hvordan man kan finne frem til en løsning som fungerer for alle.

Ved stort avvik mellom ønsket løsning og, for eksempel, økonomiske begrensninger, er det viktig å se på bruksområder. Hvem skal bruke systemet og hvordan skal det aktuelle systemet brukes?

Slitasjen på et adgangssystem på en skole eller i en dagligvareforretning er vesentlig tøffere enn på et system som benyttes på et lite kontor med liten trafikk og få brukere. Noen løsninger må være mer robuste enn andre. Hvor i landet adgangssystemet skal monteres er også av betydning for hvilken løsning man til slutt bør gå for. Når man planlegger et system som blir utsatt for mye vær og vind, må man nødvendigvis tenke annerledes enn når man planlegger for et system med stabil temperatur og fuktighet.

Ulike valgmuligheter

Selve bygge- eller rehabiliteringsprosjektet vil som oftest gi mange føringer for utformingen av adgangssystemet. Sjeldnere og sjeldnere prosjekteres det med kun mekaniske løsninger. Men mekaniske systemer har likevel sine fordeler og det utvikles stadig nye, forbedrede og sikrere mekaniske løsninger. Mange ønsker seg allikevel vekk fra nøkler og nøkkelsystemer. Ikke minst på grunn av sikkerhetsrisikoen mistede nøkler representerer og den økte administrasjonsbyrden – og kostnaden – et slikt system medfører.

Alternativet til den gode gamle nøkkelen er mange, og du har kanskje hørt ekspertene snakke om kablede online-systemer hvor kommunikasjonen mellom lås og sentral går gjennom kabler. Skal man ha et slikt system må man planlegge kablingen nøye, slik at man ikke risikerer tilleggskabling etter at alle kabler er strukket og tilgangene lukket.

Det finnes også offline-systemer hvor det er hvert adgangskort som bærer den vitale informasjonen. Oppdatering av adgangsinformasjon skjer fra en oppdateringssentral, for eksempel på leseren ved hovedinngangen.

I en trådløs online-løsning er det radiosignaler mellom sentral og låser som styrer adgangen – i sanntid og uten kabling. Bruk av mobiletelefon som «nøkkel» er en stadig vanligere variant av en trådløs online-løsning. Fordelene med disse systemene er at man sparer kostnader ved kablingen, men også ved at man har en mye enklere administrasjonshverdag, hvor det å legge til og trekke ut brukere er fantastisk enkelt.

Oppsummeringsvis – Ha fokus på fem elementer!

Som innkjøper eller interessent i et adgangssystem er det fem elementer du bør huske på å utfordre leverandørene på.

1. Sikkerhet

For det første må man tenke på hvilken sikkerhet systemet representerer. Det er jo strengt tatt derfor man går til anskaffelse av et adgangssystem. Det skal sikre at de rette menneskene kommer inn og at de feilaktige menneskene ikke kommer inn. Her snakker vi om sikkerhet for selve bygget, men også for de forretningshemmelighetene og den forretningssensitive informasjonen som ligger overalt på PC-er og i arkiver inne på kontorene.

Dette omtales ofte som skallsikring – altså sikring av de ytterste grensene av bygget.

Vi må heller ikke glemme sonesikringen som sørger for at brukere av bygget har tilgang til de stedene i bygget de skal ha tilgang til, og holdes utenfor de områdene de ikke har rettigheter til.

Sikkerhet dreier seg ikke bare om adgangsstyring i arbeidstiden. Det er viktig også å ha et bevisst forhold til hvordan innbruddsikringen er organisert hele døgnet – også når du ikke er til stede. Det samme gjelder for brann- og rømningsmulighetene.

2. Økonomi

For det andre må man tenke på økonomien i prosjektet. Hva har man plass til i budsjettet? Hvordan kan man få til en optimal løsning med de økonomiske rammene man har? Er det noe å spare noen steder uten at det går utover fleksibilitet og opplevd kvalitet?

Kostnader ved installasjon er det første man bør tenke på. Planlegger man et kablet system som krever ytterligere inngrep i eksisterende bygningsmasse eller er den nødvendige infrastrukturen på plass? Det er kostbart å måtte kable på nytt etter at et system er lukket. Derfor må man også tenke på hvordan man skal forholde seg til, og planlegge, eventuelle senere tilleggsinstallasjoner og utvidelser.

Dersom man har et eksisterende anlegg – hvordan kan man utnytte det? Er det mulig å oppgradere eksisterende, kanskje eldre anlegg, med dagens teknologi? Her ligger det ofte mange spennende og kostnadsbesparende muligheter.

Kostnader ved bruk er også essensielt. Hvor mye tid og kostnader går med til administrasjonen av systemet? Hva koster det for eksempel når en medarbeider mister en nøkkel? Hvor mye går det ut over sikkerheten i bygget? Akkurat den vurdering er også en kostnad – og hvis man må bytte hele eller deler av systemet fordi en eller flere nøkler har kommet på avveie, da snakker vi i alle fall om store kostnader.

3. Brukervennlighet

Jo mindre brukerne merker adgangssystemet, jo bedre.  De enkleste og mest brukervennlig systemene får mindre klaging og støy fra brukerne. Stikkord i denne sammenhengen er administrasjon av nøkler og kort; hvor lett går det, hvor enkelt er det å få noen inn i og ut av systemet, hvor raskt går det og hvor friksjonsfritt oppleves driften.

Her må man vurdere brukervennligheten for de daglige brukerne, men også tenke på administrasjonen rundt besøkende. Mange leietakere har stadig kunder og leverandører innom og disse skal registreres og følges. Samtidig skal man navigere det juridiske landskapet og GDPR. Det er viktig at eierne av adgangskontrollsystemet har oversikt over hva man har lov til og ikke lov til av registrering, lagring og bruk av data. Er du i tvil, allier deg med eksperter på områder.

4. Integrering med andre systemer

De seneste års utvikling innen elektronikk har gitt oss apper og elektroniske løsninger for mange hverdagslige oppgaver. Et integrert adgangssystem betyr at adgangskontrollen kan fungere sammen med et eller flere av andre systemer. Det mest nærliggende er alarmsystemer som skal varsle brann og eller innbrudd. Ofte inkluderes da kameraovervåkning – ITV og CCTV. Men, integreringen kan også gjøres mot HMS-kort for dem som skal ha tilgang på byggeplasser, kantineordninger, IT-nettverket, og ulike bookingsystemer. Det er kun fantasien som setter grenser for hvilke integrasjoner man kan ønske seg.

Spør også om hvilke utvidelsesmuligheter – eller skalérbarhet – systemet har og selvfølgelig hvor fremtidsrettet det er.

Så igjen; tenk en del steg fremover. Hva vil man ha ut av adgangssystemet og hva er fornuftig og smart å integrere i systemet, nå og i fremtiden.

5. Bærekraft

Bærekraft er ikke lenger bare et buzz-word. Det er på dagsorden i alle sammenhenger og på alle internasjonale og nasjonale agendaer. I vår bransje stilles det stadig strengere krav for å bevise hvilke aktive grep man gjør for sikre bærekraftig produksjon og montasje i dørmiljøer. Man får rett og slett ikke jobben hvis man ikke klarer å dokumentere hvilke grep man gjør og har gjort i bærekraftens navn.

Adgangssystemer er intet unntak. Det er grep man kan ta for å redusere fotavtrykket. Krever løsningen batteri, for eksempel, eller finner vi en løsning uten? Vær bevisst på innhold, produksjonssted og metode, karbonavtrykk i transport og installasjon – og i hele systemets levetid.

Minimere bekymringene

Valg, drift og oppfølging av adgangskontrollsystem kan være en liten utfordring hvis man ikke er vant med det – og dersom man ikke engasjerer de rette samarbeidspartnerne.

Vi har derfor følgende råd når samarbeidspartnere på dørmiljø skal velges for planlegging, prosjektledelse og installasjon av systemer;

• Velg en etablert aktør med prosjekt- og installasjonskompetanse
• Velg en leverandør med god erfaring, gode referanser fra tilsvarende (og andre) prosjekter
• Velg en aktør med en viss størrelse
• Velg en uavhengig leverandør som har erfaring fra mange, ulike produsenter. Da vil man kunne ha få et mer uhildet syn på saken og få flere løsninger å velge mellom, i og med at man ikke bindes opp til en enkelt produsent sine løsninger.

Utfordringene er ikke ferdige og løst når adgangskontrollen er oppe på veggen. Da oppstår nye utfordringer og oppgaver. Vårt råd er derfor å inngå driftsavtale med en erfaren låsesmed, en med god erfaring fra mange ulike dørmiljøer. Fordelene er store hvis driftsavtalen inngås med den som har installert anlegget.

I tillegg anbefaler vi sterkt at det inngås en serviceavtale for dørmiljøet; en avtale om fast, periodisk kontroll og vedlikehold av solgte og installerte låsesystemer og -produkter.