Alt du trenger å vite om serviceavtaler
Hva er serviceavtaler?
I vårt fag er en serviceavtale tilsvarende det man finner i bilverden og andre steder hvor mekanikk og elektronikk er involvert; en avtale om fast, periodisk kontroll og vedlikehold av solgte og installerte låsesystemer og -produkter. Serviceavtaler inngås for det vi kaller dørmiljøet. Altså alt som har med dører, lås og beslag, samt adgangskontroll og rømningsveier å gjøre.
Nødvendigheten av serviceavtaler
Enkelte vil kanskje stille spørsmål ved nytten av serviceavtaler på dørmiljøer, og mene at dette bare er en låsesmeds triks for å tjene mer penger. Så feil kan man ta. I mange tilfeller ville vi faktisk tjene mer dersom kundene velger bort serviceavtaler, enn når de velger å inngå en. Vi kommer tilbake til det.
Mange dørmiljøer utsettes daglig for stor belastning fra et høyt antall åpninger og lukninger, for eksempel en dagligvarebutikk, et kontorlokale eller et skolemiljø. Sistnevnte har i tillegg en tendens til å bli utsatt for temmelig røff behandling. Dersom du ønsker forlenget levetid på det tekniske utstyret og en problemfri drift uten driftsstopp og -problemer, er det viktig å følge opp disse dørmiljøene nøye, og være i forkant når det oppstår skjevheter, behov for smøring, batteribytte, oppgraderinger og så videre.
De fleste garantibestemmelser krever også at eier av anlegget følger en god plan for ettersyn og pleie – hvis ikke risikerer du at både garanti- og reklamasjonsrettigheter bortfaller.
Når det gjelder innbruddsalarm er det i tillegg et krav om serviceavtaler og årlig ettersyn av komponenter og funksjoner for å opprettholde FG-godkjenningen.
I tillegg har Forskriftene om Brannforebygging (FOB) to paragrafer som regulerer henholdsvis hvilken kunnskaps- og informasjonsplikt byggeiere har, og hvilken kontroll- og vedlikeholdsplikt de har. Forskriften sier følgende om kunnskaps- og informasjonsplikt:
- Eieren av et byggverk skal kjenne kravene til brannsikkerhet som gjelder for byggverket.
- Eieren skal ha kunnskap om bygningsdeler, installasjoner og utstyr i byggverket som skal oppdage brann eller begrense konsekvensene av brann.
- Eieren skal gjøre den som har rett til å bruke byggverket kjent med kravene som gjelder for bruken av byggverket, og med alle egenskapene ved byggverket som har betydning for brannsikkerheten. Er det flere som har rett til å bruke byggverket, skal eieren sikre at all bruk samordnes på en måte som bidrar til å forebygge brann.
Når det gjelder kontroll – og vedlikeholdsplikten for byggeiere, sier forskriften dette;
- Eieren av et byggverk skal sørge for at bygningsdeler, installasjoner og utstyr i byggverket som skal oppdage brann eller begrense konsekvensene av brann, blir kontrollert og vedlikeholdt slik at de fungerer som forutsatt. Kontrollen skal avklare om sikkerhetsinnretningene:
- oppfyller kravene til brannsikkerhet som gjelder for byggverket
- fungerer hver for seg og sammen med hverandre
Kontrollens omfang og hyppighet skal være tilpasset sikkerhetsinnretningene og byggverkets størrelse, kompleksitet, bruk og risiko.
Med andre ord; serviceavtaler er både nødvendige og fornuftige.
Hvem bør utføre service og periodisk vedlikehold?
Det er selvsagt viktig å følge EN-standarden og engasjere autoriserte serviceteknikere. Men, det er også en fordel å engasjere noen som er kjent med systemet og installasjonen fra før. I klartekst betyr det at vi anbefaler å inngå en serviceavtale med det firmaet som faktisk har vært ansvarlig for installasjonen. De kjenner systemet, de kjenner produktene, de kjenner også til eventuelle ledningsstrekk og skjulte deler av anlegget. Her er det mye penger og tid å spare.
Hva skal det koste?
Det er lett å se på en serviceavtale som en irriterende, fast utgift. Likheten med forsikringsavtaler er nærliggende; man betaler jevnlig for noe man håper ikke skal skje. Dersom ingenting hender, er det lett å mene at dette var unødvendige kostnader. Hvis uhellet derimot skulle inntreffe, er man glad for de kronene man har satt av til denne typen forsikring.
Periodisk vedlikehold må ikke vurderes som en kostnad, men heller som en investering. En investering som sikrer stabil drift, hindrer unødvendige driftsstopp og gir forutsigbarhet. Ikke minst sikrer den lengre levertid på kostbart utstyr. Man slipper sannsynligvis også unna kostbare tilkallinger på nettene eller i helgene, og sparer en del på det. Kall det gjerne driftsforsikring.
Det er viktig med forventningsavklaringer ved avtaleinngåelse. Ikke bare når det gjelder pris, men også omfang. Skal serviceavtalen kun inkludere sjekk av låser og adgangssystemer med etterfølgende rapportering, eller skal man inkludere utbedringsarbeid – og hvordan skal man ta høyde for dette i en avtaletekst? Hva med nye deler og erstatning av gamle produkter? Skal det inkluderes i en avtale, eller skal man ta det fra sak til sak? Hva er rammen for slike avtaler og hvordan skal det prises?
Det finnes ikke noe fasitsvar. Men jo mer som er regulert i avtalen, jo bedre. Hvert tilfelle er forskjellig og hvert dørmiljø trenger ulike løsninger og hensyn. En prismodell må også fange opp timepriser og hvilke priser som gjelder innenfor vanlig arbeidstid, innenfor kvelds- og helgearbeid, og ved spesielle utrykninger.
Avtaleregulert service
I tillegg til en prismodell, bør en serviceavtale regulere hvor ofte låser og adgangssystemer skal ha service.
Vi vil anbefale 1 – 3 gjennomganger pr år, avhengig av bruksmåte og bruksfrekvens på dørmiljøet. Videre bør det defineres antall dører og hvilken type dører som inngår i avtalen. Automatiske slagdører og dører med adgangskontroll er nødvendigvis mer kompliserte enn mekaniske dører. Derfor prises disse dørene forskjellig. Og hva med de dørene man nesten aldri bruker, som rømningsveier? Hvordan er funksjonen på rømingsmekanismen? Og hvor mange kartonger og hvor mye skrot er stablet foran utgangen? Vi kommer overraskende ofte over blokkerte rømningsveier under kontrollene våre.
Serviceavtalen regulerer også hvem som har ansvaret fra hver av partene: Hvem som skal tilkalles, kontaktdata, fakturering og betalingsbetingelser, garantier, salgs- og leveringsbetingelser og prisreguleringer.
Mye av det som skal følges i en serviceavtale er også regulert i FDVU-dokumentasjonen og det er viktig å være klar over hvilket ansvar som påhviler brukeren og eierne av systemet. Klagemuligheter og muligheten for å få medhold ved klager minskes drastisk dersom man som bruker og eier ikke følger opp det vedlikeholdet som er definert i FDVU-dokumentasjonen.
Spør oss
Er det noe du lurer på når det gjelder serviceavtaler, ikke nøl med å ta kontakt med oss. Du finner ditt nærmeste sikkerhetssenter under. Vi har bred erfaring og hjelper mange til å unngå driftsavbrudd og sikre en mer problemfri hverdag.
